Projektassistenz im Baustellenbüro in Berlin (m/w/d)

🏢 Summary: IT Project Manager role supporting a large-scale IT infrastructure transformation, responsible for end-to-end project planning, coordination, monitoring, and reporting. The position focuses on managing network, virtualization, and storage projects while ensuring budget, quality, and risk control. Work is predominantly remote with alignment to Düsseldorf. 🗂️ Requirements: Proven experience in IT project management, Experience with network, virtualization and storage projects, Proficiency in reporting tools such as Power BI and Excel, Experience in risk assessment and budget control, Knowledge of Microsoft 365, IMPA Level D project management certification 📃 Skills: PowerBI, Excel, Microsoft365, Networking, Virtualization, Storage, Reporting, Riskmanagement, Budgeting, IMPA 🏢 Description: Zusammenfassung: Diese Rolle zielt darauf ab, professionelle Unterstützung für das Projektmanagement im Rahmen der umfassenden IT-Infrastrukturtransformation bereitzustellen. Aufgaben: Planung, Steuerung und Überwachung von IT-Projekten über alle Phasen Erstellung und Pflege von Projektstatusberichten Koordination aller internen und externen Projektbeteiligten Überwachung der Einhaltung von Budget- und Qualitätsvorgaben Risikomanagement und Reporting der Projektfortschritte Muss Kriterien: Einschlägige Erfahrung im IT-Projektmanagement Kenntnisse in Netzwerk-, Virtualisierungs- und Storage-Projekten Erfahrung mit Reporting-Tools (z. B. Power BI, Excel) Nachgewiesene Fähigkeiten in der Kommunikation mit Stakeholdern Kompetenzen in Risikobewertung und Budgetkontrolle Zertifizierungen in Projektmanagementmethoden (IMPA Level D) Kenntnisse zu Microsoft 365 Erfahrung in der Zusammenarbeit mit technischen Teams Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) Weitere Details: Standort: überwiegend remote, Düsseldorf (nach Rücksprache) Start: 01.07.2026 Bewerbungsfrist: 26.05. WICHTIG! Zertifizierungen in Projektmanagementmethoden (IMPA Level D) Bei Interesse, freue ich mich auf Ihre Bewerbung an: yvonne.pohl@emagine.de

🏢 Summary: IT Project Manager role supporting a large-scale IT infrastructure transformation, responsible for planning, controlling, and monitoring projects across all phases. The position focuses on coordinating stakeholders, managing risks, and ensuring budget and quality compliance. Strong reporting and collaboration with technical teams are essential. 🗂️ Requirements: Proven experience in IT project management, Experience in network, virtualization and storage projects, Experience with reporting tools, Strong stakeholder communication skills, Competence in risk assessment and budget control, Project management certification (minimum IPMA Level C or PRINCE2 Foundation/Practitioner), Knowledge of Microsoft 365, Experience working with technical teams, German language skills at C1 level 📃 Skills: PowerBI, Excel, Microsoft365, IPMA, PRINCE2, Networking, Virtualization, Storage 🏢 Description: Zusammenfassung: Diese Rolle zielt darauf ab, professionelle Unterstützung für das Projektmanagement im Rahmen der umfassenden IT-Infrastrukturtransformation bereitzustellen. Aufgaben: * Planung, Steuerung und Überwachung von IT-Projekten über alle Phasen * Erstellung und Pflege von Projektstatusberichten * Koordination aller internen und externen Projektbeteiligten * Überwachung der Einhaltung von Budget- und Qualitätsvorgaben * Risikomanagement und Reporting der Projektfortschritte Muss Kriterien: * Einschlägige Erfahrung im IT-Projektmanagement * Kenntnisse in Netzwerk-, Virtualisierungs- und Storage-Projekten * Erfahrung mit Reporting-Tools (z. B. Power BI, Excel) * Nachgewiesene Fähigkeiten in der Kommunikation mit Stakeholdern * Kompetenzen in Risikobewertung und Budgetkontrolle * Zertifizierungen in Projektmanagementmethoden ( IMPA Level D) * Kenntnisse zu Microsoft 365 * Erfahrung in der Zusammenarbeit mit technischen Teams Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) Weitere Details: * Standort: überwiegend remote, Düsseldorf (nach Rücksprache) * Start: 01.07.2026 * Bewerbungsfrist: 26.05. WICHTIG ! Zertifizierungen in Projektmanagementmethoden ( ab IMPA Level C oder Prince2 Foundation/Practitioner) Bei Interesse, freue ich mich auf Ihre Bewerbung an: yvonne.pohl@emagine.de

🏢 Summary: The offer is for a Project Coordinator role supporting engineering and business teams by organizing tasks, maintaining documentation, and ensuring alignment with company OKRs. The position focuses on structured project tracking, cross-team communication, and keeping priorities and deadlines on track using project management tools. It involves working in a tech environment with an opportunity to contribute to long-term product development. 🗂️ Requirements: Minimum 3 years of experience in a tech company, Experience in project coordination, business analysis, marketing, sales, or cross-team collaboration role, Experience with Jira or Asana, Ability to maintain structured project documentation in English (C1), Strong organizational and prioritization skills, General understanding of tech company operations, Ability to align projects with OKRs 📃 Skills: Jira, Asana, HTTP, JavaScript, Cookies, Databases, English, OKRs, Documentation, ProjectManagement 🏢 Description: Your Responsibilities: Support engineering and business teams by keeping priorities clear, tasks organized, and communication flowing. Maintain structured, up-to-date project documentation, ensuring plans, progress, and key information are easy to follow. Organize tasks in project management tools (Jira, Asana), track deadlines, and follow up to keep projects moving. Ensure the projects you manage are aligned with departmental and company OKRs. Build good working relationships across teams and roles, translating between different perspectives and helping everyone stay on the same page. Desired Experience: Minimum 3 year of experience in a tech company in a role such as project coordination, business analysis, marketing, sales, or another role involving cross-team collaboration. Problem-solving attitude, prioritization skills, and curiosity to grow in the field of project management. General understanding of how tech companies operate. Experience with task/project management tools such as Jira or Asana. English (C1) – you will have to write and upkeep documentation in English. Excellent written and verbal communication. Strong organizational and structured work habits. Ability to work with different personalities and approaches. Proactive, straightforward, and reliable attitude. Nice to have: Familiarity with web technologies (HTTP, JavaScript, cookies, databases). Polish language. Analytical skills and ability to interpret data. We Offer: Stable cooperation based on B2B contract and contract of mandate. Access to the latest technology in the developed solution. Opportunity to build and improve our own products, where long-term quality and reliability truly matter. Participation in one of the most interesting projects of the online industry in Poland and one of the fastest growing technology companies in Europe.

🏢 Summary: The offer is for a Document Management Specialist responsible for developing, implementing, and optimizing structured document management systems within large-scale infrastructure and technical projects. The role ensures compliance with company-wide standards, quality assurance, and efficient documentation processes across complex project environments. It includes ownership of DMS tools, audits, reporting, and close collaboration with project stakeholders. 🗂️ Requirements: Completed degree in Engineering, Natural Sciences, Business, Information Management or equivalent qualification, Professional experience in document management, preferably in large-scale or technical projects, Strong knowledge of document management systems (DMS), Experience with SharePoint, MS Teams or Thinkproject, Fluent German and English (written and spoken), Experience in quality assurance, audits and reporting within document management, Understanding of compliance, governance and project requirements 📃 Skills: DMS, SharePoint, Thinkproject, MSTeams, Compliance, Governance, Reporting, Auditing, QualityAssurance 🏢 Description: Zur Unterstützung unserer Infrastruktur‑ und Großprojekte suchen wir eine engagierte Persönlichkeit im Bereich Dokumentenmanagement. In dieser Rolle verantworten Sie die Entwicklung, Steuerung und Sicherstellung eines strukturierten und effizienten Dokumentenmanagements innerhalb komplexer Projektlandschaften. Ihre Aufgaben Weiterentwicklung, Implementierung und Optimierung von Dokumentenmanagement-Strukturen und ‑Prozessen Umsetzung und Sicherstellung von unternehmensweiten Dokumentenmanagement-Richtlinien und Standards Steuerung eines systematischen, transparenten und nachhaltigen Dokumentenmanagements innerhalb von Projekten Fachliche Beratung und Unterstützung von Projektteams sowie internen Organisationseinheiten Koordination und Sicherstellung der Dokumentationsqualität (z. B. Vollständigkeit, Versionierung, Nachverfolgbarkeit) Verantwortung für DMS-Systeme inkl. Weiterentwicklung und Betreuung (z. B. SharePoint, thinkproject o. ä.) Durchführung von Qualitätssicherungsmaßnahmen, Audits und Reportings im Dokumentenmanagement Sicherstellung der Einhaltung von Compliance‑, Governance‑ und Projektanforderungen Enge Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern (Projektleitung, Lieferanten, Dienstleister) Mitwirkung an der Optimierung und Standardisierung von Prozessen sowie Umsetzung von Best Practices und Lessons Learned Ihr Profil Abgeschlossenes Studium (z. B. Ingenieurwesen, Naturwissenschaften, Wirtschaft, Informationsmanagement) oder vergleichbare Qualifikation Berufserfahrung im Dokumentenmanagement, idealerweise in Großprojekten oder technischen Projektumfeldern Fundierte Kenntnisse in Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) sowie hohe IT-Affinität Erfahrung im Umgang mit Tools wie SharePoint, MS Teams oder Thinkproject Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Strukturierte, eigenständige und qualitätsbewusste Arbeitsweise Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Durchsetzungsvermögen Hohe Organisationsfähigkeit sowie ein gutes Verständnis für Prozesse und Schnittstellen

🏢 Summary: Offer for an experienced sub-project manager responsible for planning, coordination, and execution of an AC cable tunnel infrastructure project. The role focuses on managing design and construction services, coordinating stakeholders, and ensuring compliance with technical standards, timelines, and quality requirements. It involves acting as the central technical interface between planning, construction, and operations. 🗂️ Requirements: Degree in Civil Engineering or equivalent qualification, Experience in infrastructure projects across HOAI service phases, Proven project management certification (e.g. IPMA Level D), Experience in coordinating planning and construction services, Knowledge of technical regulations and standards, Proficiency in MS Office and relevant project systems, Fluent German and good English skills, Valid Category B driving license and willingness to travel 📃 Skills: CivilEngineering, ProjectManagement, HOAI, IPMA, MSOffice, Infrastructure, Construction, Tendering, German, English 🏢 Description: Wir suchen einen erfahrenen Teilprojektleiter (m/w/d) für AC-Kabeltunnel, der die Verantwortung für Planung, Steuerung und Umsetzung eines Infrastrukturprojekts übernimmt und als zentrale Schnittstelle zwischen Planung, Bau und Betrieb fungiert. In dieser Rolle steuern Sie Planungs- und Bauleistungen, koordinieren alle relevanten Projektbeteiligten und stellen die Einhaltung von Terminen, Qualität und technischen Regelwerken sicher. Sie tragen maßgeblich zu einer sicheren und erfolgreichen Projektumsetzung bei. Aufgaben • Steuerung von Ausschreibungen und Vergabe von Planungs- und Bauleistungen • Fachliche Koordination und Führung der Baugewerke • Abstimmung und Steuerung aller Schnittstellen im Projekt • Sicherstellung der Einhaltung technischer Regelwerke • Koordination zwischen Bauprojekt, Asset Management und Betrieb • Unterstützung bei der Sicherstellung eines sicheren Arbeitsumfelds Profil • Studium Bauingenieurwesen oder vergleichbare Qualifikation • Erfahrung in Infrastrukturprojekten über die HOAI-Leistungsphasen • Projektmanagement-Kenntnisse (z. B. IPMA Level D) • Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise • Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit • Sicherer Umgang mit MS Office und relevanten Systemen • Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse • Führerschein Klasse B und Reisebereitschaft Bei Interesse, freue ich mich auf Ihre Bewerbung.

🏢 Summary: The offer is for a Business IT Advisor responsible for supporting and further developing the business architecture in the field of energy system planning. The role focuses on coordinating IT demands, creating and evolving business architectures, and bridging collaboration between business and IT. It also includes contributing to project start architectures and supporting business analysis of IT demands. 🗂️ Requirements: Completed degree in STEM field or equivalent qualification, Experience in collaboration between Business and IT or analytical roles, Knowledge of electrical energy systems, Strong IT affinity, Experience in business architecture development, Experience in IT demand analysis, Ability to coordinate and track technical requirements 📃 Skills: BusinessArchitecture, IT, EnergySystems, PSA, BusinessAnalysis, RequirementsManagement, ArchitectureModeling 🏢 Description: Wir suchen einen Business IT Advisor, der für die Unterstützung und Weiterentwicklung der Business Architektur im Bereich der Energiesystemplanung verantwortlich ist. Hauptaufgaben Verantwortung für die Unterstützung bei der Weiterentwicklung der Business Architektur sowie für die Koordination von IT-Bedarfen im Umfeld der Energiesystemplanung. Sicherstellung einer effektiven Zusammenarbeit zwischen Business und IT in engem Austausch mit den Kolleg:innen. Erstellung und Weiterentwicklung der Business Architektur im Kontext der Energiesystemplanung. Mitwirkung bei der Erstellung von Project Start Architectures (PSA) für Initiativen. Unterstützung bei der Business Analyse von IT-Demands. Abstimmung und Nachverfolgung von Anforderungen und Anfragen zwischen Business und IT. Qualifikationen Erfolgreich abgeschlossenes Studium im MINT-Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation. Idealerweise erste Erfahrung in der Zusammenarbeit zwischen Business und IT oder in analytischen Rollen. Idealerweise Kenntnisse im elektrischen Energiesystem. Ausgeprägte IT-Affinität sowie Interesse an technischen Zusammenhängen. Strukturierte Arbeitsweise und Kommunikationsstärke. Ich freue mich sehr über Ihre Bewerbung!

🏢 Summary: The offer is for a specialist role in administrative operations supporting the management and maintenance of public lighting infrastructure. The position focuses on coordinating operational activities, subcontractors, and documentation processes to ensure efficient and compliant technical operations. It combines technical infrastructure knowledge with organizational and system-based work. 🗂️ Requirements: Technical and commercial understanding of technical infrastructures, Experience in coordinating operational processes, Experience working with technical infrastructure systems, Proficiency in MS Office, Ability to use Vialumen or GIS systems, Knowledge of electrical engineering, Experience in public lighting operations 📃 Skills: Electrotechnik, MSOffice, Vialumen, GIS, Instandhaltung, Budgetüberwachung, Dokumentation, Projektkoordination 🏢 Description: Einführung & Zusammenfassung: Wir suchen eine qualifizierte Fachkraft in der Sachbearbeitung, die unser Team bei der Verwaltung und dem Betrieb öffentlicher Beleuchtung unterstützt. Der ideal Bewerber hat fundierte Kenntnisse im Betrieb technischer Infrastrukturen, insbesondere in der Elektrotechnik, sowie Erfahrung in der Koordination operativer Abläufe. Ihre strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise wird entscheidend sein, um die Effizienz unserer Prozesse zu gewährleisten. Hauptverantwortlichkeiten: In dieser Position sind Sie hauptsächlich verantwortlich für die Unterstützung des Betriebs öffentlicher Beleuchtung. Ihre Aufgaben umfassen: Planung, Koordination und Nachverfolgung operativer Maßnahmen der öffentlichen Beleuchtung. Beauftragung, Steuerung und Abstimmung von Nachunternehmern in Instandsetzungs- und Wartungsprojekten. Durchführung von Arbeitsvorbereitungs-, Dokumentations- und Auswertungstätigkeiten im System Vialumen. Vor- und Nachbereitung der Verteilerschrankwartung sowie Abstimmung mit Fachabteilungen. Budgetüberwachung, Terminverfolgung und Sicherstellung eines ordentlichen Betriebsablaufs. Wesentliche Anforderungen: Technisches und kaufmännisches Verständnis im Bereich technischer Infrastrukturen. Erfahrung in der Koordination von Abläufen und im Umgang mit Schnittstellen. Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise, auch unter Belastung. Sichere Anwendung von MS Office und idealerweise Erfahrung mit Systemen wie Vialumen oder GIS. Teamfähigkeit und eine lösungsorientierte Arbeitsweise. Wünschenswerte Qualifikationen: Kenntnisse im Bereich Elektrotechnik. Erfahrung in der öffentlichen Beleuchtung.

🏢 Summary: The role involves taking full operator responsibility for nationwide office locations in the area of Facility Management, with a focus on managing infrastructure services and external FM providers. The position includes handling technical issues, overseeing warranty claims within lease agreements, and coordinating service delivery to ensure smooth building operations. 🗂️ Requirements: Completed technical education, Several years of experience in Facility Management, Strong knowledge of infrastructure Facility Management, Experience in managing FM service providers, Knowledge of operator responsibility in building operations, Proficiency in MS Office, Knowledge of SAP MM module, Willingness to travel and valid Class B driving license 📃 Skills: FacilityManagement, InfrastrukturellesFM, Dienstleistersteuerung, Betreiberverantwortung, Störungsmanagement, Gewährleistungsverfolgung, MSOffice, SAP, MM 🏢 Description: Für unseren Projektpartner suchen wir eine:n Experten im Bereich Facility Management Hauptverantwortlichkeiten In dieser Rolle übernehmen Sie die Betreiberverantwortung im Facility Management für unsere bundesweiten Bürostandorte mit folgenden Aufgaben: Verantwortung für das infrastrukturelle Facility-Management und Steuerung der Full-Service-FM-Dienstleister Verfolgung der Gewährleistung im Rahmen der Mietverhältnisse sowie der Mieterausbauten Entgegennahme technischer Störmeldungen und Nutzerbedarfe, Kategorisierung und Veranlassung der Behebung Wichtige Anforderungen Abgeschlossene technische Ausbildung und langjährige Erfahrung im Facility Management oder gleichwertige Qualifikationen Sehr gute Kenntnisse im Facility-Management, insbesondere in der Dienstleister-Steuerung und Betreiberverantwortung Ausgeprägtes wirtschaftliches Denken, Durchsetzungsvermögen und hohe Einsatzbereitschaft Selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise, Teamgeist und sicheres Auftreten Sicherer Umgang mit gängigen Office-Produkten und idealerweise SAP-Kenntnisse im Modul MM Hohe Reisebereitschaft und Besitz einer Fahrerlaubnis der Klasse B; Reisen in der Regel mit der Bahn Nice to Have Nicht erforderlich, aber von Vorteil sind: Zusätzliche Kenntnisse in weiteren FM-Dienstleistungsbereichen Erfahrungen im Umgang mit verschiedenen Bau- und Immobilienprojekten

🏢 Summary: Onsite Operations Coordinator role supporting daily terminal and delivery operations in a fast-paced logistics environment. The position focuses on driver coordination, dispatch management, KPI tracking, and ensuring on-time pickup and delivery performance. This weekday role requires strong Excel skills, operational support experience, and real-time problem-solving abilities. 🗂️ Requirements: Experience in customer support and customer satisfaction, Intermediate to advanced Microsoft Excel knowledge, Strong analytical and problem-solving skills, Ability to adapt to new tools, systems, and processes, Ability to work in a fast-paced environment with shifting priorities, Strong written and verbal communication skills, Ability to prioritize tasks with urgency 📃 Skills: Excel, Dispatch, Logistics, KPI, POD, Reporting, DataAnalysis 🏢 Description: About the Role Support daily terminal and delivery operations in a fast-paced environment. Serve as a key operations and coordination partner for drivers, dock supervisors, and internal teams. Ensure smooth dock launches and high levels of on-time pickup and delivery performance. Provide consistent, high-quality customer and driver support. This role is onsite and aligned to standard weekday business hours. What You'll Do Provide high-level customer service and operational support. Support drivers and serve as a primary point of contact during daily operations. Coordinate with dock supervisors to ensure successful daily dock launches. Lead and coordinate drivers to maintain on-time pickup and delivery performance. Maintain accurate driver records, including times, routes, and special handling instructions. Manage KPIs, open job reports, and daily POD reconciliation. Oversee pickup dispatch management, including B2B and B2C assignments. Support key customer accounts and provide ETAs as requested. Manually build jobs when required and input rate adjustments. Track and trace shipments to ensure service expectations are met. Provide ad-hoc delivery and pickup coverage as needed. Attend weekly operations meetings and support continuous improvement initiatives. What We're Looking For Required Qualifications Strong written and verbal communication skills. Demonstrated experience in customer support and customer satisfaction. Ability to think on your feet and problem-solve in real time. Ability to learn quickly and adapt to new tools, systems, and processes. Intermediate to advanced working knowledge of Microsoft Excel. Strong analytical, organizational, and problem-solving skills. Comfort working in a fast-paced environment with shifting priorities. Ability to prioritize tasks and operate with a strong sense of urgency. Preferred Qualifications Previous dispatch, transportation, or logistics experience. Bilingual in Spanish. Benefits & Perks Medical, dental, and vision coverage with multiple plan options, including HSA-eligible plans. Company-paid life insurance and short- and long-term disability coverage. Flexible spending accounts and dependent care savings options. Employee Assistance Program with confidential counseling, legal, and financial resources. Wellness programs and benefit advocacy support. Equal Opportunity Employer The company is an equal opportunity employer. We celebrate diversity and are committed to creating an inclusive environment for all employees.

🏢 Summary: Administrative Team Assistant role focused on independently organizing administrative tasks, coordinating meetings and travel, and supporting departmental operations. The position serves as the central contact for organizational matters and ensures structured scheduling and office management. 🗂️ Requirements: Completed commercial vocational training or equivalent qualification, Professional experience in administrative or similar roles, Experience in travel planning and appointment management, Experience in organizing meetings and events, Very good MS Office skills, Basic SAP knowledge, Fluent German language skills, Ability to communicate in English 📃 Skills: MS-Office, SAP 🏢 Description: Einführung & Zusammenfassung Wir suchen eine engagierte Teamassistenz, die mit Eigenverantwortlichkeit administrative Tätigkeiten organisiert. Die ideale Kandidatin oder der ideale Kandidat bringt Erfahrung in der Reiseplanung, im Terminmanagement sowie in der Planung von Meetings und Veranstaltungen mit. Sie sind der zentrale Ansprechpartner für organisatorische Belange im Team und unterstützen aktiv die Abteilung und die Teams in der Fläche. Hauptverantwortlichkeiten Eigenverantwortliche Organisation administrativer Tätigkeiten Unterstützung der Abteilung und der Teams in der Fläche Vor- und Nachbereitung von Team-Meetings Sicherstellung einer strukturierten Terminplanung Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost Bestellung von Büromaterial Funktion als erste Anlaufstelle für organisatorische Anliegen im Team Schlüsselqualifikationen Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Einschlägige Berufserfahrung in vergleichbaren Aufgabenbereichen Sehr gute MS-Office-Kenntnisse Idealerweise SAP-Kenntnisse Gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache Gelegentliche Kommunikationsfähigkeit in englischer Sprache Weitere Details Diese Position befindet sich in Bayreuth, im Regionalbüro Ingolstadt. Wir bieten ein dynamisches Arbeitsumfeld mit abwechslungsreichen Aufgaben. Die Stelle ist ab sofort zu besetzen.