Specjalista/Specjalistka ds. Systemów Operacyjnych i Infrastruktury

Szukamy osoby, która przejmie odpowiedzialność za systemowe zaplecze operacji magazynowych i e-commerce.

To stanowisko dla osoby, która dobrze odnajduje się na styku technologii, logistyki i procesów biznesowych – potrafi zdiagnozować problem, znaleźć jego przyczynę, skoordynować rozwiązanie z dostawcą systemu, a jednocześnie dostrzega możliwości automatyzacji i usprawniania procesów.

Nie jest to rola programisty ani osoby zarządzającej zespołem magazynowym. Poszukiwany jest właściciel funkcjonalny systemów, który zadba o to, aby technologia rzeczywiście wspierała skalowanie operacji.

Główne zadania

1. Systemy operacyjne – WMS / OMS / Linker

Odpowiedzialność za funkcjonalną stronę systemów wspierających operacje, w szczególności za:

• konfigurację systemów, zmian, dostępów i uprawnień,
• utrzymanie i rozwój integracji,
• koordynowanie wdrażania aktualizacji i zmian systemowych,
• przygotowanie i realizację testów przed wdrożeniem,
• analizę wpływu zmian na procesy magazynowe,
• diagnozowanie incydentów oraz koordynowanie ich rozwiązania z dostawcami systemów,
• komunikowanie statusu problemów i zmian właścicielom procesów,
• dbanie o jakość i kompletność danych systemowych, w tym danych wykorzystywanych do rozliczeń klientów.

Za rozwój oprogramowania i jego techniczną stabilność odpowiadają dostawcy systemów. Rola obejmuje diagnozę, konfigurację, koordynację i doprowadzenie tematów do rozwiązania.

2. Usprawnianie i automatyzacja procesów

Zadania obejmują:

• analizę sposobu wykorzystania systemów w codziennych operacjach,
• identyfikowanie czynności wykonywanych ręcznie lub poza systemem,
• wyszukiwanie wąskich gardeł i źródeł nieefektywności,
• rekomendowanie zmian w konfiguracji i workflow,
• wdrażanie zaakceptowanych usprawnień,
• wykorzystywanie danych systemowych do wspierania decyzji operacyjnych i biznesowych.

Celem jest ograniczanie pracy manualnej, upraszczanie procesów i zwiększanie wydajności magazynu poprzez właściwe wykorzystanie systemów.

3. Integracje e-commerce i wdrożenia klientów

Odpowiedzialność za systemową stronę integracji z klientami i partnerami:

• konfigurację i utrzymanie integracji ze sklepami internetowymi, marketplace'ami i systemami zewnętrznymi,
• nadzór nad synchronizacją stanów magazynowych,
• analizę i wyjaśnianie rozbieżności systemowych,
• systemowe wdrażanie nowych klientów,
• wsparcie koordynatorów w rozwiązywaniu problemów systemowych klientów,
• udział w spotkaniach z klientami jako ekspert w zakresie systemów i integracji,
• merytoryczne wsparcie sprzedaży w rozmowach wymagających wiedzy systemowej.

4. Rozwój WMS i projekty systemowe

W przypadku decyzji o zmianie WMS rola obejmuje aktywny udział w całym procesie wyboru i przygotowania systemu do wdrożenia, w tym:

• współtworzenie wymagań biznesowych i operacyjnych,
• przygotowanie scenariuszy testowych,
• prowadzenie testów, również bezpośrednio na hali magazynowej,
• analizę wyników,
• identyfikowanie ryzyk,
• porównywanie rozwiązań,
• przygotowanie rekomendacji techniczno-procesowej.

5. Ciągłość operacyjna i infrastruktura

Uzupełniającym obszarem odpowiedzialności jest zapewnienie ciągłości działania operacji od strony infrastrukturalnej i logistycznej, w tym:

• koordynacja operacyjno-techniczna współpracy z firmami kurierskimi,
• konfiguracja nowych przewoźników i kanałów kurierskich w systemach,
• koordynowanie prac serwisowych dotyczących infrastruktury magazynowej,
• pilnowanie terminów przeglądów i wymaganej dokumentacji, m.in. UDT i PPOŻ,
• formalna koordynacja tematów BHP oraz kontroli,
• planowanie zapotrzebowania na materiały operacyjne i monitorowanie ich dostępności,
• monitorowanie kosztów w powierzonym obszarze i odpowiednio wczesne sygnalizowanie ryzyk.

Kogo szukamy?

• Doświadczenie w pracy z systemami WMS, OMS lub innymi systemami wspierającymi logistykę, fulfillment albo e-commerce.
• Rozumienie procesów magazynowych i zależności pomiędzy systemem a fizyczną realizacją operacji.
• Doświadczenie w konfiguracji systemów, integracjach lub wdrażaniu zmian systemowych.
• Umiejętność przygotowania i przeprowadzenia testów nowych rozwiązań.
• Umiejętność diagnozowania problemów i skutecznej współpracy z zewnętrznymi dostawcami IT.
• Umiejętność analizy procesu i wyszukiwania usprawnień.
• Swobodna praca z danymi i raportami.
• Umiejętność prowadzenia kilku równoległych tematów i doprowadzania ich do zamknięcia.
• Umiejętność komunikowania zagadnień technicznych osobom biznesowym i operacyjnym.
• Proaktywność: zauważanie problemów, ich diagnozowanie i przedstawianie rekomendacji rozwiązań.

Mile widziane

• Doświadczenie w branży e-commerce, fulfillment lub logistyce kontraktowej.
• Udział we wdrożeniu lub zmianie systemu WMS.
• Doświadczenie w integracjach sklepów internetowych i marketplace'ów.
• Znajomość procesów kurierskich.
• Doświadczenie w automatyzacji procesów operacyjnych.

Główny cel

Systemy i infrastruktura są przygotowywane do sprawnej obsługi 100 000 paczek miesięcznie. Celem jest, aby wraz ze wzrostem skali operacji nie rosła liczba ręcznych czynności, wyjątków i problemów wymagających interwencji.

Poszukiwana osoba pomoże zbudować środowisko, w którym systemy są stabilne, integracje przewidywalne, zmiany bezpiecznie testowane, dane wiarygodne, a kolejne procesy automatyzowane i upraszczane.