Prosessleder og fasilitator

Beskrivelse av behovet

Finansdepartementet har om lag 300 ansatte. Seksjon for tverrgående utviklingsprosjekter (TUP) støtter avdelingene med digitalisering i departementet. Departementet har innført Claude for alle ansatte og arbeider systematisk med å realisere gevinster av teknologien gjennom parallell utvikling av teknologi og organisasjon.

Claude som KI-verktøy er tilgjengelig for alle ansatte og har bidratt til økt fokus og etterspørsel etter digitale forbedringer. Gevinstene forutsetter systematisk arbeid med arbeidsprosesser, arbeidsformer og kompetanse i den enkelte avdeling. Oppdraget skal sikre at innføringen av KI og digitalisering følges av nødvendig organisasjonsutvikling, slik at avdelingene endrer arbeidsmåter og realiserer målbare gevinster. Konsulenten inngår i seksjonens team og arbeider tett med fagavdelingene, som beholder produkteierskap og resultatansvar.

Beskrivelse av leveransen

Konsulenten skal bistå med prosessforbedring og digital transformasjon i departementets avdelinger, med vekt på bruk av KI der dette gir nytte. Oppdraget omfatter planlegging og fasilitering av arbeidsmøter, workshops og opplæringsløp, kartlegging av arbeidsprosesser og identifisering av områder der KI-verktøy gir størst nytte. Konsulenten skal drive prosessledelse i prosjekter og aktiviteter, støtte arbeidet med en intern KI-gruppe på tvers av avdelingene, og overføre kompetanse og metodikk til seksjonens faste medarbeidere gjennom hele oppdragsperioden.

Ansvarsområder

• Planlegge og fasilitere arbeidsmøter, workshops og opplæringsløp for digital forbedring av avdelingenes arbeidsprosesser, inkludert bruk av KI der dette er realiserbart
• Bistå i kartlegging av arbeidsprosesser og identifisere områder der KI-verktøy gir størst nytte, sammen med den enkelte avdeling
• Støtte avdelingene i gevinststyring, herunder definere gevinstmål og følge opp realisering
• Drive prosessledelse i prosjekter og aktiviteter innen prosessforbedring og digital transformasjon
• Støtte arbeidet med en intern KI-gruppe på tvers av avdelingene
• Utarbeide veiledninger, maler og opplæringsmateriell tilpasset departementets arbeidsform
• Overføre kompetanse og metodikk til seksjonens faste medarbeidere gjennom hele oppdragsperioden

Oppgavelisten er ikke uttømmende. Innretningen justeres løpende i dialog med seksjonen etter behovene i avdelingene.

Må-ha krav

• Høyere utdanning på minimum bachelornivå
• Minimum fem års dokumentert erfaring med prosjektledelse, prosessledelse og fasilitering i organisasjoner over 100 ansatte
• Dokumentert erfaring fra minst to oppdrag med digital transformasjon eller innføring av ny teknologi, med tilhørende endring av arbeidsprosesser
• Meget god skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk

Bør-ha krav

• Erfaring fra offentlig sektor, fortrinnsvis departement, direktorat eller annen statlig virksomhet
• Erfaring med fasilitering av prosesser på ledernivå
• Erfaring med innføring av generative KI-verktøy, for eksempel Microsoft Copilot eller Claude, i kunnskapsorganisasjoner
• Sertifisering eller dokumentert metodekompetanse innen endringsledelse
• Kjennskap til rammeverk for digital modenhet, for eksempel DI2X
• Erfaring med å bygge og drifte ressursgrupper for kompetansespredning
• Erfaring med prosjektmetodikk i offentlig sektor, for eksempel Prosjektveiviseren
• Dokumentert erfaring fra minst ett oppdrag med ansvar for gevinstkartlegging og planer for gevinstrealisering

Sikkerhet

Tilbudt konsulent må kunne autoriseres for tilgang til informasjon gradert BEGRENSET.

Forventet metode eller tilnærming

Arbeidet skal utføres i tett samarbeid med TUP-seksjonens medarbeidere og brukerne av de digitale løsningene. Konsulenten skal arbeide integrert i seksjonens team og delta i seksjonens løpende arbeids- og møtestruktur, benytte departementets miljøer og verktøy, og følge retningslinjer for informasjonssikkerhet og bruk av KI. Kompetanseoverføring til seksjonens faste medarbeidere skal skje løpende som en integrert del av arbeidsformen.

Omfang og varighet

900 timer, 100 % fra 15.9 i 6 måneder, med opsjon på forlengelse.