Sachbearbeiter Dokumentenmanagement (m/w/d)

Gesucht wird ein qualifizierter Sachbearbeiter (m/w/d) im Dokumentenmanagement mit umfangreicher Berufserfahrung in Großprojekten und Kenntnissen der Dokumentenmanagementprozesse. Erforderlich sind nachweisbare Kenntnisse in Microsoft SharePoint und Thinkproject, starke analytische Fähigkeiten sowie ein sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen.

Aufgaben

• Formale Qualitätsprüfung der Dokumente sowie Nachverfolgung und Sicherstellung des Dokumentationsfortschritts
• Aufbau und Pflege der Projektdokumentenliste (PDL) bzw. des Master Document Register (MDR) zur Steuerung und Lenkung der Projektdokumentation
• Strukturierte Ablage und Archivierung interner Dokumente und sämtlicher Korrespondenz in Microsoft SharePoint sowie Einrichtung der Kollaborationsplattform Thinkproject
• Administration der zugewiesenen Microsoft-SharePoint-Sites und Sicherstellung interner und externer Berechtigungen
• Unterstützung der Projekte bei Fragen und Themenstellungen sowie Trainings rund um das Dokumentenmanagement
• Unterstützung bei der Einführung und Umsetzung von Dokumentenmanagementprozessen und Arbeitsanweisungen
• Qualitätssicherung, Nachverfolgung und Reporting der internen Termineinhaltung zur Dokumentenprüfung
• Steuerung des Prozesses „Erstellung und Übergabe der finalen Übergabedokumentation“ basierend auf fachlichen Spezifikationen

Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in Großprojekten, projektbezogenen Arbeitsprozessen und im Dokumentenmanagement
• Nachweisbar gute Kenntnisse und umfangreiche Erfahrung mit Thinkproject und Microsoft SharePoint
• Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen: Outlook, PowerPoint, Excel, Word, SharePoint und Teams
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, strukturierte Arbeitsweise und schnelle Auffassungsgabe
• Fähigkeit, Prozesse zu erkennen und zu beschreiben
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
• Hohes Maß an Eigeninitiative sowie Kontakt- und Teamfähigkeit